การทําบัญชี

1. การบันทึกการปฏิบัติงาน หมายถึง การบันทึกรายละเอียดต่างๆ เกี่ยวกับการปฏิบัติงาน ปัญหาที่พบและวิธีแก้ปัญหา อาจบันทึกเป็นรายวัน หรือรายสัปดาห์ก็ได้ เพื่อนำเป็นหลักฐานไปประเมินผลงานและปรับปรุงแก้ไขการทำงานในครั้งต่อไป นอกจากนั้นอาจบันทึกข้อมูลรายรับ -รายจ่ายของการปฏิบัติงานไว้เพื่อเป็นข้อมูลในการประเมินผล การปฏิบัติงานเมื่อสิ้นสุดโครงการนั้น ๆ
ประโยชน์ของการบันทึกการปฏิบัติงาน
การบันทึกการปฏิบัติงาน เป็นสิ่งจำเป็นมากในการดำเนินกิจการปลูกพืชสมุนไพร เพราะก่อให้เกิดประโยชน์หลายประการพอสรุปได้ดังนี้
ช่วยบันทึกความทรงจำว่ามีเหตุการณ์อะไรเกิดขึ้นบ้างระหว่างการปฏิบัติงาน
เพื่อใช้เป็นข้อมูลพื้นฐานในการวางแผนการปฏิบัติงาน
เพื่อใช้เป็นข้อมูลฐานะทางการเงินของกิจการ
เพื่อใช้เป็นข้อมูลในการประเมินผลการดำเนินงาน
ช่วยพัฒนานิสัยในการทำงานอย่างเป็นระบบและมีระเบียบแบบแผน
1) การบันทึกทรัพย์สิน หนี้สิน
เป็นการบันทึกรายการทรัพย์สินต่าง ๆ เช่น ที่ดิน, เครื่องมือ, เครื่องจักรกลต่าง ๆ , อุปกรณ์การเกษตรต่าง ๆ , ปุ๋ย, ปัจจัยการผลิตอื่น ๆ , จำนวนผลผลิต, ผลผลิตที่คงเหลือ ตลอดจนหนี้สินต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นในการดำเนินการผลิต ในการบันทึกทรัพย์สิน - หนี้สินต่าง ๆ เพื่อจะนำไปใช้ในการสรุปฐานะทางการเงินและเป็นข้อมูลที่จะใช้ในการคำนวณหารายได้สุทธิต่อไป
2) การจดบันทึกการปฏิบัติงาน
เป็นการบันทึกข้อมูลในด้านการผลิต ที่สำคัญได้แก่
2.1 พันธุ์
บันทึก ชื่อพันธุ์ การคัดพันธุ์ การเตรียมพันธุ์ รวมถึงรายละเอียดต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้อง เพื่อเปรียบเทียบ เพื่อหาลักษณะ วิธีการที่เหมาะสมและให้ผลดีที่สุดในท้องถิ่นของตน วิธีการเก็บเกี่ยว โรค-แมลง ศัตรูพืชอื่น ๆ เพื่อพิจารณาการปลูกครั้งต่อไป
2.2 ความอุดมสมบูรณ์ของดิน
เช่น ผลการทดสอบดิน รวมทั้งชนิดและปริมาณปุ๋ยที่ใช้ ความเป็นกรดเป็นด่างของดินเพื่อ ป้องกันและหาวิธีการปรับปรุงรักษาดินให้สมบูรณ์และรักษาความสมดุลของธาตุอาหารตลอดไป
2.3 ผลผลิต
เป็นรายงานปริมาณของผลผลิตที่ส่งจำหน่ายทั้งตลาดบริโภค และส่งจำหน่ายตลาด อุตสาหกรรม เพื่อเป็นแนวในการวางแผน กำหนดจำนวน และขนาดของพื้นที่ในการผลิตครั้งต่อไปได้อย่างถูกต้อง
2.4 สภาพแวดล้อม
เป็นข้อมูลทั่วๆ ไปของสภาพแวดล้อมในการปลูกในขณะนั้นได้แก่ ปริมาณน้ำฝน การกระจายตัวของฝน สภาพแสง อุณหภูมิสูงสุด-ต่ำสุด ทิศทางลม กระแสลม รวมถึงโรค-ศัตรูอื่น ๆ มาตรการการป้องกันกำจัด ปริมาณผลผลิตที่ได้คุ้มค่ากับการลงทุนหรือไม่ และเพื่อหาวิธีการปรับปรุงในการปลูกครั้งต่อไป
2.5 การตลาด
ถือเป็นหัวใจที่มีความสำคัญและจำเป็นมาก ที่ผู้ผลิตควรรับทราบข้อมูลต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับการตลาด เช่น แหล่งรับซื้อ พ่อค้าคนกลาง ความเคลื่อนไหวที่เกี่ยวกับปริมาณและราคาของผลผลิตในแต่ละช่วงของปี การบันทึกข้อมูลดังกล่าวนี้จะเป็นข้อมูลพื้นฐานอย่างหนึ่ง ที่จะช่วยในการตัดสินใจเกี่ยวกับการจัดระบบการปลูกพืช การปรับปรุงดินบำรุงดินต่าง ๆ ตลอดจนช่วงเวลาที่เหมาะสมในการที่จะปลูกพืชในปีต่อไป
3. แนวทางการจดบันทึกการปฏิบัติงานในการปลูกพืชสมุนไพร
ในการดำเนินการปลูกพืชสิ่งที่ต้องทำการจดบันทึกขณะปฏิบัติงานคือ
ข้อมูลเกี่ยวกับพืชสมุนไพรที่ปลูก ชื่อ พันธุ์ สภาพสิ่งแวดล้อมที่เหมาะสมกับการปลูก การปลูก การปฏิบัติดูแลรักษา การเก็บเกี่ยว การเก็บรักษาและการจำหน่าย เพื่อให้ผู้ปลูกรับทราบและเป็นแนวทางในการปฏิบัติต่อไป
การจดบันทึกการปฏิบัติงานทุก ๆ ขั้นตอนที่ได้ปฏิบัติในการปลูกพืช จนถึงการเก็บเกี่ยวและการจำหน่ายผลผลิต
จดบันทึกค่าใช้จ่ายแต่ละครั้งในการปลูกใน 1 ฤดูกาล เช่น 1) ค่าพันธุ์พืช 2) ราคาปุ๋ย 3) ยาป้องกันกำจัดศัตรูพืช 4) เครื่องมือและอุปกรณ์ที่ใช้ในการปลูกพืช 5) ค่าแรงงาน แล้วจดบันทึกค่าใช้จ่ายรวมยอดไว้
จดบันทึกผลผลิตที่ได้ในการปลูกใน 1 ฤดูกาล เช่น 1) ผลผลิตจำนวนกี่กิโลกรัมต่อเนื้อที่ 1 แปลง 2) ในการนำไปจำหน่ายได้กิโลกรัมละเท่าไร 3) ขายให้กับโรงงานอุตสาหกรรมและขายให้กับตลาดบริโภคสดในอัตราร้อยละเท่าไร
นำเงินทุนและรายได้นำไปคำนวณหาผลกำไร
ตอนที่ 2. การทำบัญชี
การทำบัญชีรายรับ-รายจ่าย หมายถึง การจดบันทึกเหตุการณ์ต่าง ๆ เกี่ยวกับการเงินหรืออย่างน้อยที่สุดบางส่วนเกี่ยวข้องกับการเงิน โดยผ่านการวิเคราะห์ จัดประเภทและบันทึกไว้ในแบบฟอร์ม ที่กำหนดเพื่อแสดงฐานะการเงิน และผลการดำเนินงานของกิจการในช่วงระยะเวลาหนึ่ง
ประโยชน์ของการทำบัญชีรายรับ-รายจ่าย
เป็นหลักฐานประกอบการดำเนินกิจการ เพื่อให้ทราบว่ามีทรัพย์สิน หนี้สิน และเงินทุนเป็นจำนวนเท่าใด
เป็นหลักฐานในการตรวจสอบ ตัวเงินสดกับยอดบัญชีว่าถูกต้อง หรือมีข้อผิดพลาดอย่างไร
เป็นสถิติช่วยในการบริหาร การควบคุม การทำงบประมาณ เพื่อให้ผลงานมีประสิทธิ ภาพดียิ่งขึ้น
ช่วยเป็นหลักฐานในการบริหารงาน เพื่อป้องกันความผิดพลาดที่เกิดขึ้นอีก
ช่วยในการคำนวณผลการดำเนินงานว่ามีกำไรหรือขาดทุนอย่างไร
ช่วยให้ทราบฐานะทางการเงินของกิจการว่า ทรัพ์สิน หนี้สิน และเงินทุนในขณะใดขณะ หนึ่ง เป็นจำนวนเท่าใด
สรุป
การจดบันทึกการปฏิบัติงานและการทำบัญชีรายรับ-รายจ่าย เป็นการช่วยความทรงจำ และถ้ามีการจดบันทึกกิจการต่าง ๆ อย่างมีระบบ การลงบัญชีที่ดี มีความเข้าใจในการจดบันทึก และการสรุปข้อมูลให้เหมาะสมแล้ว สามารถนำข้อมูลที่ได้รับมาใช้ประโยชน์ในการตัดสินใจทำการปลูกพืชให้สอดคล้องกับความต้องการของตลาด แนวโน้มของราคา ตลอดจนเหตุการณ์ต่าง ๆ ที่มีผลกระทบต่อการดำเนินกิจกรรมได้อย่างเหมาะสมยิ่งขึ้น ทำให้ผู้ผลิตทราบได้ว่ากิจการของตนเป็นอย่างไร และวิธีการอย่างหนึ่งที่จะแสดงฐานทางการเงินและผลการดำเนินงานว่ามีรายรับ-รายจ่ายอย่างไร ช่วยในการประเมินผลการดำเนินงานว่ามีกำไร หรือขาดทุนอย่างไรอีกด้วย